Basis archiefbeheer
- Selecteren en vernietigen van documenten, gebaseerd op de geldende wet- en regelgeving
- Opschonen, ordenen, registreren, eventueel verpakken in (zuurvrije) archiefdozen, en in opslag (laten) nemen
- Afhandelen van de overdracht van archiefstukken
- Documentenstroom vastleggen en daarna een passend archief-inrichtings plan maken.
Werkzaamheden kunnen of ter plekke of op onze eigen locatie plaatsvinden.
Documenten opslaan – databank ondersteuning
Nadat uw documenten in opslag zijn genomen, kunnen wij u de volgende diensten aanbieden:
- Een systeem tot stand brengen toegepast op de documenten.
- Een systeem aanbieden om het terugzoeken van documenten voor de contactpersoon van de opdrachtgever mogelijk te maken
- De uitgezochte en teruggebrachte originele documenten veilig opslaan.
Opgevraagde documenten kunnen op de volgende wijze worden aangeleverd:
- Het originele document faxen.
- Een gewaarmerkte kopie per (aangetekende) post versturen.
- Toezending per e-mail (scannen als PDF-file).
- Gegevens online verstrekken.
- Het originele document persoonlijk aan U overhandigen.
Documentenstroom en archiefplan
De documentenstroom ondersteunt het dagelijkse werk binnen een bedrijf. Het beschrijft de weg welke zowel de fysieke- als digitale documenten binnen een onderneming afleggen.
Afhankelijk van de soorten documenten en de individuele bevoegdheden wordt er een schema opgesteld waarin de af te leggen weg van de documenten omschreven staat. In het archiefplan staan o.a. omschreven de selectievolgorde, de onderverdeling binnen de diverse documenten, de bewaartermijnen of de eventuele overdrachtsdatum.
Vernietigen van documenten.
Het selecteren van documenten gebeurt aan de hand van de geldende wet- en regelgeving.
Bij inname wordt er een selectieprotocol opgesteld waarin omschreven staat welk documenten wanneer vernietigd mogen worden. Vóór vernietiging dient de opdrachtgever schriftelijk zijn/haar akkoord hiertoe te geven door ondertekening van het hiervoor bestemde document.
Afvoer gebeurt volgens een vaste procedure waarbij derden absoluut geen inzage kunnen hebben in de documenten. Uiteraard gebeuren alle handelingen met strikte geheimhouding en voldoen aan de meest recente milieuwetgeving.
